Le promoteur immobilier vient tout juste de clôturer la phase de choix des entreprises pour mener à bien son opération immobilière, avec les démarches administratives (DCE, signature du marché, mise à jour des plans EXE), qu’il faut déjà passer à la gestion de chantier. Or, assurer le suivi de chantier n’est pas toujours facile à mettre en œuvre et demande une capacité d’adaptation à toute épreuve ! La communication est importante pour mener à bien la construction. Dans cet article, nous vous dévoilons tout ce que vous devez savoir pour réaliser un bon suivi de chantier, mais pas que…
Que diriez-vous d’optimiser vos ressources pour le faire, notamment grâce à l’usage des nouvelles technologies ? On vous explique tout.
Qu’est-ce que le suivi de chantier ?
Suivi de chantier : définition
Pour faire simple, suivre un chantier, c’est être à la tête de la gestion de toute la partie organisationnelle d’un projet de construction. C’est faire en sorte que les équipes parviennent à collaborer sans encombre, mais c’est aussi et surtout planifier les tâches qui permettent l’efficacité de cette collaboration. Le respect des délais de livraison et du budget fixé est signe d’un bon déroulement de chantier, car c’est bel et bien le but recherché dans toutes les phases possibles, à savoir :
- la démolition, le cas échéant ;
- la construction ;
- la détection et la correction des non-conformités ;
- la rénovation ;
- l’aménagement, etc., jusqu’à la réception et la livraison du chantier.
Véritable pierre angulaire de la réussite des travaux, le gestionnaire du projet qui effectue ce suivi de chantier (le maître d’œuvre d’exécution ou MOE) recherche l’ordre et la conformité du chantier pour assurer une bonne réception au maître d’ouvrage. Ce dernier peut être un bailleur social ou un promoteur et c’est lui qui impose les modalités des travaux à réaliser, les délais à tenir et la qualité attendue. Le contrat liant chaque intervenant au projet de construction le stipule.
Les objectifs du suivi des travaux pour un projet de construction
En parallèle de la réalisation des travaux tels que demandés dans le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises), le suivi de chantier englobe également un certain nombre de choses, conformément au respect des normes, telles que :
- L’application en bonne et due forme de sécurité visant à protéger les ouvriers du chantier.
- L’adaptation aux mesures environnementales, afin de s’inscrire au mieux dans une démarche de « lean » management appliqué au secteur de la construction (axée sur l’antigaspi, qu’il s’agisse du temps, des déchets ou de l’énergie).
- La tenue du planning mis en place et des délais exigés par le maître d’ouvrage (MOA).
- Le respect à la lettre du cahier des charges de départ.
- Le suivi et le respect du budget fixé par le MOA.
Qui assure le suivi du chantier ?
En général, c’est le maître d’œuvre d’exécution (MOE) qui assure le suivi de chantier dans le cadre d’une mission d’OPC (Ordonnancement Pilotage et Coordination).
Il collabore avec les entreprises du BTP qui interviennent sur le chantier (artisans maçons, électriciens, conducteurs de travaux, etc.) pour :
- organiser des réunions de chantier régulières durant le chantier pour faire le point sur l’état d’avancement des travaux, la qualité de la réalisation ;
- planifier les prochaines actions à mener.
Mettre en place le suivi d’un chantier en 7 étapes
Un chantier dure de nombreux mois en fonction de la dimension du projet. Pour effectuer un bon suivi de chantier, le maître d’œuvre doit organiser, planifier, coordonner et surveiller la qualité des travaux. Pour y parvenir efficacement et rapidement, nous conseillons de procéder en 7 étapes.
Étape 1 : Planifiez vos chantiers de construction
Pour bien planifier vos chantiers, il est nécessaire de préparer un calendrier d’intervention. Le plus complexe est de prévoir les difficultés du chantier, la quantification en temps et les ressources nécessaires. Il est important de se laisser une marge de temps pour les imprévus (intempéries ou retard de livraison par exemple). Lors de cette première étape, il ne faut pas oublier d’inclure tous les Tout Corps d’État (TCE) au projet et de planifier leurs interventions en détail.
Lorsque vous planifiez vos chantiers, il est important de prévoir les locations de machines dont vous allez avoir besoin. Vous devez penser, par exemple, à louer une mini pelle pour vos travaux de terrassement puis, en phase hors d’eau, louer une nacelle télescopique pour la pose de la charpente. Anticipez la disponibilité du matériel pour ne pas prendre de retard dans le planning de chantier.
Enfin, n’oubliez pas d’obtenir les visas pour les plans d’exécution. Ces derniers garantissent la conformité des travaux à réaliser avec les normes en vigueur et les spécificités du projet. Cette validation permet de s’assurer que les plans de construction respectent les exigences techniques et légales avant le début des travaux.
Étape 2 : Déterminez les ressources nécessaires pour le chantier
Vous devez affecter les ressources, tant humaines que matérielles, aux différents chantiers. Pour cela, vous allez vous appuyer sur le planning créé précédemment. Il vous faudra également planifier les livraisons de matériaux et prévoir un lieu de stockage.
Des chantiers peuvent être mis à l’arrêt s’ils ne reçoivent pas suffisamment à l’avance le matériel. La hausse des coûts des matériaux (acier, bois, etc.) nécessite d’être plus vigilant pour maintenir un coût prévisionnel des travaux acceptable.
Étape 3 : Installez votre chantier
À ce stade, vous pouvez procéder à l’installation de votre chantier. Néanmoins, ne mettez pas de côté la sécurité des travailleurs et du site. Ces aménagements assureront le déroulement efficace et sécurisé des opérations :
- Clôturez le périmètre du chantier pour limiter l’accès aux personnes non autorisées et pour protéger le public.
- Mettez en place des signalisations adéquates aux abords du chantier pour informer et orienter le personnel.
- Installez des bureaux pour le personnel d’encadrement du chantier
- Définissez des zones spécifiques pour le stockage des matériaux, équipements et outils, en prenant soin de les protéger des intempéries et du vol.
- Fournissez des installations sanitaires (toilettes, lavabos) pour le personnel. Prévoyez éventuellement des vestiaires, des espaces de repos et de restauration.
- Installez les dispositifs de sécurité nécessaires (extincteurs, trousse de premiers secours, signalisation de sécurité).
Bon à savoir : Une bonne installation du chantier, avec des zones de stockage bien organisées, des voies d’accès claires et des installations temporaires fonctionnelles, permet d’optimiser les flux de travail et la logistique sur le site. Cela réduit les temps morts, facilite l’accès aux matériaux et aux équipements et améliore la productivité des équipes.
Étape 4 : Planifiez des réunions de chantier régulières pour mieux communiquer
Les réunions de chantier offrent l’opportunité :
- de présenter les avancées réalisées depuis la dernière réunion ;
- de comparer l’état d’avancement réel au planning prévu ;
- d’identifier les éventuels retards ou problèmes à résoudre.
Elles sont le moment idéal pour discuter des défis et obstacles rencontrés sur le chantier, qu’ils soient techniques, logistiques ou liés aux ressources humaines. Les réunions de chantier sont incontournables pour coordonner les travaux entre les différents corps de métier et planifier les actions à venir. Le tout, en s’assurant que toutes les parties prenantes ont une compréhension claire des tâches à accomplir et des délais à respecter.
Bon à savoir : Les réunions de chantier régulières sont vitales pour le bon déroulement d’un projet de construction. Elles permettent de maintenir tous les acteurs alignés sur les objectifs, d’anticiper les problèmes et d’assurer une communication fluide à tous les niveaux du projet. Il est préférable et recommandé de planifier les réunions de chantier à l’avance. Choisissez puis fixez un jour de réunion hebdomadaire afin de ne jamais manquer ce rendez-vous important.
Étape 5 : Visitez régulièrement le chantier
Les visites de chantier vous permettront de vous assurer que sur le terrain, les travaux en cours respectent les plans, les normes de construction et les exigences de qualité. Ce travail facilite la détection précoce des écarts ou des défauts. Il permet de prendre des mesures correctives avant même que ces problèmes ne s’aggravent ou ne deviennent coûteux.
En vous rendant régulièrement sur le site, vous pourrez évaluer de manière fiable l’avancement des travaux par rapport au planning prévisionnel. Vous pourrez en profiter pour discuter avec les chefs d’équipes, recueillir leur feedback et discuter des difficultés rencontrées sur le terrain.
Bon à savoir : Les observations faites lors des visites peuvent être documentées et intégrées dans les rapports de chantier. Cette documentation est cruciale pour le suivi du projet, pour les communications avec la maîtrise d’ouvrage et pour la traçabilité en cas de litiges ou de réclamations.
Étape 6 : Réalisez un suivi de chantier jusqu’à la réception des travaux
Avant-dernière étape : le suivi administratif du chantier. Il convient d’opter pour une organisation rigoureuse de tous les documents relatifs au chantier (photos, plans, bons de livraison, factures, etc.).
Tenez également compte des situations de travaux. Ce dispositif vous permettra de suivre l’avancement physique et financier du chantier. Grâce à lui, vous pourrez réaliser les ajustements nécessaires en temps réel et mieux coordonner le travail des parties prenantes.
Au moment de la réception des travaux avec les entreprises du BTP, il faudra réaliser une gestion des OPR rigoureuse avec le suivi des réserves du chantier.
Bon à savoir : La situation de travaux fournit un aperçu détaillé du travail déjà accompli. Elle offre une meilleure visibilité sur l’évolution du chantier.
Étape 7 : Utiliser un logiciel de suivi de chantier
Pour gérer votre projet de construction de manière la plus simple possible, vous pourriez adopter un logiciel de suivi de chantier. Ces outils numériques offrent une plateforme centralisée pour coordonner les opérations, améliorer la communication et optimiser le suivi du chantier.
En effet, les logiciels de suivi de chantier permettent de centraliser toutes les informations relatives au projet en un seul endroit accessible par tous les intervenants (maîtrise d’œuvre, entreprises, maître d’ouvrage, sous-traitants) :
- visas des plans d’exécution
- le suivi des intempéries ;
- le suivi des retards de chantier ;
- le suivi de la sous-traitance ;
- la levée des réserves.
Ils offrent également des fonctionnalités avancées de planification. Grâce à eux, il est plus simple de créer, de suivre et d’ajuster le planning des travaux en temps réel. Ces outils facilitent la visualisation de l’avancement du projet et aident à identifier les retards ou les conflits entre les différentes tâches.
Les logiciels de suivi facilitent également la communication entre les différents acteurs du projet. Ils améliorent la collaboration et la prise de décision rapide en fournissant un espace commun pour le partage d’informations.
Enfin, ils intègrent souvent des systèmes de gestion documentaire pour stocker, classer et partager facilement les documents du projet. La mise à jour en temps réel des documents assure que tous les intervenants travaillent sur les dernières versions des plans.
En bref, cette étape à elle seule pour vous aider à maximiser votre suivi de chantier. Ces logiciels apportent une dimension numérique à la gestion de projet. Ils rendent les processus plus efficients, transparents et collaboratifs. Ils jouent un rôle important dans le succès des projets de construction.
Utiliser Excel pour faire son suivi de chantier : bonne ou mauvaise idée ?
Le maître d’œuvre et les professionnels du BTP utilisent largement un tableur Excel pour le suivi de chantier.
Il a l’avantage d’être un outil accessible par défaut sur notre bureautique et donc accessible à tous. Excel présente tout de même des limites, les données restent statiques. Si plusieurs collaborateurs modifient le fichier en même temps, vous vous retrouvez avec des versions différentes d’un même document, ce qui rend le suivi collaboratif difficile. Ce qui engendre le risque d’erreur et il y a également un caractère chronophage lié à la saisie manuelle.
Finalement, le suivi de chantier par l’outil de bureautique Microsoft Excel (ou Google Sheet) est simple d’utilisation, certes, mais il manque de flexibilité. En fait, il présente des risques pour assurer un bon pilotage de son suivi de chantier. On s’en aperçoit d’autant plus dans une époque où le digital nous permet d’optimiser nos tâches au quotidien.
Pourtant, dans le milieu du bâtiment, nombreux sont encore les chantiers qui tournent exclusivement à l’aide de cet outil. Les entreprises du secteur encore réticentes à changer leurs habitudes pour un logiciel automatisé. Pourquoi ? Peut-être qu’un manque d’ergonomie et une non-sécurité des données sont suspectés, alors qu’il n’en est rien… bien au contraire.
L’usage d’un tel outil digital est une aubaine pour le secteur de la construction, car il vient combler les limites d’Excel et ses contraintes naturelles associées (comme devoir se rendre au bureau pour recopier les notes prises en amont sur le chantier…).
Bien choisir son logiciel de suivi de chantier en pratique
Une fois que l’envie de sauter le pas est là, choisir un logiciel de suivi de chantier n’est pas toujours chose aisée pour un maître d’œuvre ou un chef de chantier. Les solutions de gestion de chantier se sont élargies grâce à la digitalisation du secteur de la construction et il est difficile de mesurer comment telle ou telle solution va répondre à vos besoins. Le monde du bâtiment possède des contraintes spécifiques qui nécessitent des logiciels dédiés aux métiers de la construction.
Définissez vos besoins pour une gestion de chantier digitale sur mesure
Avant de choisir votre logiciel de gestion d’un chantier, il est primordial de définir vos besoins afin de cibler au mieux les fonctionnalités nécessaires à votre activité. Pour ce faire, vous devez vous poser les bonnes questions :
- Quelles sont les fonctionnalités indispensables à votre activité ? Avez-vous besoin de fonctionnalités spécifiques qui devront être développées sur mesure ?
- Souhaitez-vous créer des devis ? Gérer votre suivi de chantier ? Avoir un tableau de bord ?
- Avez-vous une quantité importante de données à traiter ?
- Travaillez-vous seul ou en équipe ? Combien de personnes sont impliquées dans le projet ?
- Avez-vous des contraintes techniques ? Quel matériel utilisez-vous ?
- Quel budget je souhaite y consacrer ? Combien cela me coûte-t-il de ne pas avoir cet outil ? Est-ce que je souhaite un système d’abonnement ou d’achat de licence ?
Autant de questions qui permettront d’affiner votre recherche de logiciel et de cibler la solution qui vous correspondra le mieux.
Profitez d’une ergonomie et d’une prise en main intuitive
Les logiciels de suivi de chantier peuvent avoir des fonctionnalités avancées parfois difficiles à appréhender qui peuvent freiner les équipes à digitaliser leurs processus. L’objectif de s’équiper d’un logiciel de suivi de chantier est de vous faire gagner du temps et non de vous en faire perdre !
C’est pourquoi il est important de choisir un logiciel intuitif avec une prise en main rapide pour des résultats efficaces dès les premières utilisations. Les fonctionnalités les plus avancées pourront être maîtrisées plus tard. Nous vous conseillons de tester la version gratuite des logiciels dans un premier temps pour savoir s’il convient à vos équipes.
Choisissez vos fonctionnalités principales en fonction de la phase de votre projet
Lorsqu’il s’agit du suivi de chantier, les besoins évoluent en fonction de la phase du projet. De l’exécution du chantier à la livraison, plusieurs fonctionnalités sont indispensables :
- Une interface pour échanger entre architecte et maître d’ouvrage en phase de conception.
- Le diagnostiqueur dans le cadre d’un projet de réhabilitation ou déconstruction aura besoin de faire des audits d’avant travaux.
- Pour la phase de réalisation des travaux, le maître d’œuvre et l’ensemble des équipes devront accéder aux plans, aux documents et échanger sur le planning et les non-conformités. Il est également important de faciliter la rédaction des comptes-rendus hebdomadaires de réunion de chantier, et d’avoir le choix de les diffuser de plusieurs manières.
- Pour la phase OPR et de réception, il faut s’assurer de gérer les réserves et réaliser un PV de réception par lot.
- Pour la phase de livraison, il est nécessaire de disposer d’une fonctionnalité permettant la gestion des acquéreurs, le traitement des réserves et l’édition de PV de livraisons.
- Enfin, durant les différentes périodes de garanties, il est nécessaire de pouvoir gérer les réserves restantes et les nouvelles déclarées.
Bon à savoir : Contactez notre équipe commerciale, ils sont là pour répondre à toutes vos questions !
Bénéficiez d’un service client de qualité
L’un des points essentiels à considérer avant de choisir votre logiciel de suivi de chantier est la pérennité de l’éditeur. Il est très important de s’assurer que l’entreprise qui fournit le logiciel est viable et a une vision sur le long terme. Ainsi, la vie et l’évolution du logiciel seront assurées et vous serez certains du bon fonctionnement de votre produit ainsi que de ses différentes mises à jour.
Il est aussi important de s’assurer de l’existence d’un support technique réactif et de qualité qui connaît les contraintes sur les chantiers. En cas de problème technique ou si vous avez besoin de poser une question, vous devez pouvoir contacter le support technique à tout moment, par mail ou par téléphone.
BatiScript : votre logiciel de suivi de chantier tout-en-un !
L’idée ? Disposer d’un logiciel de suivi de chantier qui répond à tous les acteurs d’un projet de construction et de l’immobilier. L’avantage d’avoir un logiciel modulable, c’est d’éviter de se retrouver avec un millefeuille de logiciels qui ne communique pas entre les phases du projet (DCE-EXE-GPA). Cela permet :
- Avoir un outil tout-en-un pour travailler en mobilité avec de multiples documents sur le terrain avec l’application mobile.
- De n’utiliser qu’une seule solution pour l’ensemble du cycle de vie du chantier, de la gestion du Dossier de Consultation des Entreprises à la livraison et de la relation client via le suivi des réclamations post-livraison.
- Supprimer définitivement toutes les opérations de reporting au bureau (la ressaisie des notes prises sur le terrain étant particulièrement chronophage).
- Permettre aux équipes de travailler en temps réel sur un même chantier grâce à la simplification du travail collaboratif, la gestion des utilisateurs et la rationalisation des flux pour un échange facilité et sécurisé des données.
Que vous soyez architecte, promoteur, maître d’œuvre ou conducteur de travaux, BatiScript permet aux entreprises du bâtiment de profiter du meilleur de la digitalisation pour augmenter son efficacité. Pour vous en convaincre, le meilleur moyen est de le tester !
Il serait dommage de ne pas en profiter. La solution de suivi de chantier BatiScript est un véritable couteau suisse qui fait gagner à nos clients 45 min en moyenne par jour sur la génération de rapport de chantier comme les comptes-rendus ! Découvrez maintenant comment bien rédiger un compte-rendu.
Suivi de chantier : tout ce que vous devez savoir
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de suivi de chantier ?
L’utilisation d’un logiciel de suivi de chantier offre de multiples avantages :
- la centralisation des informations ;
- une meilleure planification et gestion des tâches ;
- l’amélioration de la communication et de la collaboration entre les différents intervenants ;
- une gestion documentaire efficace ;
- un meilleur suivi financier du projet ;
- l’analyse et le reporting améliorés.
Ces outils numériques permettent également un accès mobile et tablette pour une mise à jour et un suivi en temps réel du chantier, ce qui optimise la prise de décision et la productivité. Cette fonctionnalité aide également à respecter les délais et le budget. Terminés les carnets de notes à retranscrire au bureau et autres classeurs de plans à emmener sur les chantiers ! Vous retrouverez au sein de l’application toutes les informations nécessaires au suivi des travaux : de la préparation à la livraison de chantier.
Pourquoi est-il crucial de rédiger des comptes-rendus de chantier et comment assurer leur efficacité ?
Les comptes-rendus de chantier sont cruciaux pour plusieurs raisons. Premièrement, ils documentent de manière formelle l’avancement des travaux, les décisions prises, les problèmes rencontrés et les solutions adoptées, assurant ainsi une trace écrite essentielle pour la gestion du projet.
Deuxièmement, ils facilitent la communication entre tous les acteurs du projet, permettant de maintenir toutes les parties informées des derniers développements. Enfin, ils servent de référence en cas de litiges ou de désaccords. Ils servent de base factuelle pour la résolution de conflits.