Tous les maîtres d’œuvre, architecte ou conducteurs de travaux en mission de MOE rêvent d’atteindre le zéro réserve à la réception de l’ouvrage.
Rien de moins surprenant ! Les différents professionnels du bâtiment et acteurs du projet ont tout intérêt à ce que tout soit conforme le plus tôt possible, et que les vices apparents, les vices cachés, et autres défauts de construction soient rectifiés comme il se doit. En effet, cela permettra d’arriver à la livraison avec un trop grand nombre de défauts de conformité à corriger dans la précipitation. Plus la levée des réserves tarde, plus il sera coûteux de les corriger, surtout lorsque le bâtiment est occupé. Pour le promoteur immobilier en VEFA, la satisfaction client après la remise des clés dépend de la qualité de la livraison, et donc d’une phase de réception de chantier irréprochable !
Comment gérer la levée des réserves lors d’une réception de chantier ?
Rappel des étapes préalables à la réception de l’ouvrage
Qu’est-ce qu’une OPR chantier ?
Les OPR, ou Opérations Préalables à la Réception, constituent une étape importante dans la réception des travaux auprès des entreprises du BTP. Elles permettent au maître d’œuvre d’exécution (MOE) de constater d’éventuelles imperfections, malfaçons ou défaut de conformité dans l’exécution des travaux. Il atteste de la bonne conformité ou de l’inexécution des travaux par rapport au cahier des charges du projet (DCE). Cette étape constitue le point de départ des garanties légales (Garantie Dommages Ouvrage).
PV réception de travaux : avec ou sans réserve
La réception de chantier lors de l’expiration du délai et de l’achèvement des travaux est obligatoire dans le suivi de chantier d’un ouvrage. Un PV (procès-verbal) de remise des travaux engage alors les entreprises sur trois niveaux de garanties légales.
Dans ce PV de réception des travaux, le maître d’ouvrage déclare accepter l’ouvrage avec ou sans réserve. Si les réserves ne sont pas levées rapidement, c’est le risque de prendre du retard et donc des pénalités financières et morales. C’est pourquoi, en phase de réception des travaux de construction, le MOE contrôle la qualité des travaux et veille à la livraison du chantier en ouvrage conforme. Le but de l’OPR restant la réception sans réserve par le maître d’ouvrage.
Les entraves à une levée des réserves bien gérée
La mauvaise gestion des réserves est souvent due à des problèmes de coordination entre le donneur d’ordre et les intervenants. Les causes principales :
- Communication entre les entreprises et l’OPC (Ordonnancement, Pilotage, et Coordination) : une réserve posée sur le plan papier et des photos prises sur le chantier avec son téléphone rendent difficile ensuite le partager par mail auprès des intervenants.
- Ressaisie ultérieure source d’erreur dans le compte rendu : prendre des photos des défauts puis faire un rapport de chantier à postériori au bureau, c’est le risque de ne pas bien placer les éléments au bon endroit dans le rapport.
- La traçabilité et le suivi dans le temps de la réserve : s’assurer par téléphone que le mail ait bien été délivré et que l’intervenant a bien corrigé la réserve rend la tâche compliquée et chronophage pour le MOE (maître d’œuvre d’exécution).
Gestion des réserves : un secret pour la réussir ?
Pour gérer simplement la levée des réserves sur un chantier et garantir la qualité des travaux, il est important d’avoir une bonne coordination entre les intervenants et l’OPC, bien souvent le maître d’œuvre. Pour ce faire, rien de mieux que d’opter pour un logiciel tout en 1 conçu pour les professionnels du BTP, comme BatiScript !
Gestion des réserves : 3 étapes clés à suivre
- Détecter les défauts et communiquer au plus tôt avec les entreprises intervenantes pour éviter les encombres à la réception
- Animer les réunions de chantier par lot et suivre la levée des réserves
- Organiser des visites de chantier dédiées à chaque fin de phases de la construction du bâtiment à l’aide d’une check-list d’inspection
Communiquer avec les entreprises intervenantes
La phase de réception après la fin des travaux sert à repérer les imperfections ou malfaçons et à les corriger avant la livraison. La meilleure pratique consiste à relever les réserves dès la phase d’exécution de travaux. Cette pré réception permet de réduire la durée de l’OPR chantier.
Pour gérer une levée de réserves efficacement, il faut pouvoir identifier le défaut sur plan avec photo et l’attribuer à un intervenant. Ensuite, il faut s’assurer que l’entreprise corrige le défaut dans les délais impartis pour ne pas retarder l’avancée du chantier et la livraison des travaux. Ce suivi dans le temps peut s’avérer très fastidieux si l’on ne dispose pas d’application de suivi de chantier. Imaginez que vous avez plusieurs réserves liées entre elles et impliquant le plaquiste et l’électricien. Mieux vaut ne pas attendre la réception du chantier pour lever les réserves.
Suivre la levée des réserves par lot en réunions de chantier
Avant même d’effectuer la réception, le maître d’œuvre procède à un suivi d’avancement des travaux par lot avec les différentes entreprises (fondations semi-profondes, terrassement, électricité, plomberie, etc.).
La réunion de chantier permet de faire le point sur l’avancée des travaux, mais également d’émettre rapidement des réserves à chaque lot. Durant cette visite, le MOE planifie les dates d’intervention des corps de métiers et s’assure auprès d’eux de la date d’intervention pour réparer au plus tôt les désordres et lever les réserves.
À l’issue de ces réunions de chantier, le MOE rédige un compte rendu de chantier depuis sa tablette. Passer par une application de suivi de chantier permet d’envoyer directement après la réunion de chantier son compte rendu de chantier, personnalisé et mis en page. Les entreprises reçoivent une notification soit par mail ou via leur application si elles en sont équipées. Cela évite de devoir repasser au bureau pour retranscrire et mettre en page son rapport de chantier.
Organiser des visites de chantier à l’aide d’une check-list d’inspection
Il faut ensuite faire un suivi de la levée des réserves de l’entreprise concernée, en réalisant soit des visites de chantier, des appels, e-mails, ou plus simplement à l’aide d’une solution de suivi de chantier. Vous filtrez uniquement les réserves non levées et relancez toutes les entreprises en un clic.
On peut procéder différemment en créant une check-list d’inspection, afin de suivre l’avancée d’un chantier pièce par pièce. Si un élément n’est pas conforme au plan, on crée une réserve en lui associant un numéro sur le plan de la pièce comme vue précédemment. Il ne reste plus qu’à informer l’entreprise concernée et de suivre la résolution de la non-conformité. Le rapport permettra de déterminer l’importance des tâches non conformes et les pénalités liées aux retards.
Comment créer une réserve efficace ?
Afin de pouvoir corriger rapidement les réserves assignées à un lot et/ou une entreprise, il est important de communiquer les bonnes informations au bon interlocuteur.
Les informations échangées entre le donneur d’ordre et l’intervenant doivent être simples et identiques. Évitons à l’ouvrier d’intervenir avec de mauvaises informations. Il est conseillé d’indiquer sur une réserve :
- Le nom du Chantier
- Le numéro de la non-conformité sur le plan
- Le lot / l’entreprise concernée par la réserve (intervenant)
- L’État : La réserve sera « À corriger » au départ, puis « Corrigée » par l’intervenant, puis « Validée » par le donneur d’ordre (ou « A corriger » de nouveau si refusé)
- L’intitulé de la réserve (le sujet)
- Les observations (plus de précisions)
- La localisation de la réserve pour vos rapports
- L’étape pour mieux filtrer les réserves en fonction des phases du chantier
- Le plan dont on parle pour s’y retrouver sur place
- Les photos liées à la réserve / au défaut
L’avantage d’utiliser une solution de suivi de chantier comme BatiScript, c’est d’avoir des formulaires de réserves personnalisables (champs propres à votre activité et préremplis) et facile à partager. En quelques clics on associe un numéro à une réserve directement visible sur le plan de la GED.
Faciliter la communication des réserves : l’ADN de BatiScript
Tous les métiers qu’ils soient maître d’œuvre, chargé d’opérations immobilières ou conducteur de travaux s’accordent à dire que la gestion des réserves multiniveaux dans un projet immobilier est devenue trop complexe à gérer si elle n’est pas coordonnée par des outils de suivi de chantier. Le maître d’ordre, anticiper le moindre retard sur l’avancée de l’ouvrage pour faire face aux imprévues !
Permettre une meilleure communication dans la gestion des réserves entre tous les métiers de la construction fait partie de l’ADN de BatiScript.
Qualité, temps et coût sont des enjeux auxquels notre solution collaborative de gestion de chantier permet au secteur de la construction d’y répondre.