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Qu’est-ce qu’un DCE chantier en architecture ?

Le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) est un indispensable dans le cadre d’un projet de construction. Sa création s’intègre directement parmi les grandes phases de la mise en place d’un chantier.

Le document est un élément clé dans le processus de passation des marchés de travaux de construction. En effet, il contient tous les éléments nécessaires pour permettre aux candidats de préparer leurs offres. En VEFA (Vente en l’État Futur d’Achèvement), le document de la consultation est souvent rédigé par un architecte, accompagné du maître d’ouvrage, mais aussi d’un économiste de la construction.

Pour communiquer au mieux une fois cette formalité rédigée, la digitalisation peut grandement vous aider, notamment en simplifiant votre communication lors de l’appel d’offres et en vous apportant une centralisation de vos consultations et de vos données sur le numérique.

Découvrons ensemble tout ce qu’il faut savoir sur le DCE chantier, des conseils pour bien le rédiger et comment la dématérialisation des procédures d’appel d’offres facilite la diffusion du DCE pour le donneur d’ordre.

Qu’est-ce qu’un Dossier de Consultation des Entreprises ? 

DCE : définition

Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE ou documents de la consultation), est un ensemble de documents qu’un candidat se voit remettre par le promoteur faisant l’appel d’offres. Dedans, on y retrouve tous les justificatifs nécessaires sur le projet à venir et les besoins du conducteur de l’opération de chantier :

Le dossier permet aux entreprises potentiellement intéressées par un marché de travaux de préparer et de présenter une offre. Le DCE en architecture est utilisé dans le cadre de procédures de mise en concurrence, notamment dans les marchés publics, mais il est également courant dans le secteur privé. 

À quoi sert le DCE ?

Rédiger un dossier de consultation des entreprises répond à plusieurs objectifs : 

Plus concrètement, le DCE sert au promoteur pour pouvoir appeler les différents professionnels du bâtiment à candidater, afin de faire son choix selon les offres reçues par chacune des entreprises. Le rôle du DCE consiste à assurer une procédure d’appel d’offres équitable, transparente et efficace, avant de signer un contrat.

Notez qu’il peut arriver que le DCE soit précédé d’une lettre de consultation, notamment en cas de procédures restreintes (appel d’offres restreint, procédure négociée, etc.).

Qui fait les DCE ? 

Les dossiers de consultation des entreprises sont réalisés par le maître d’ouvrage (MOA), c’est-à-dire le promoteur immobilier en VEFA. Ce dernier peut volontiers, et dans la plupart des cas, se faire assister par un architecte.

Le promoteur peut néanmoins décider de déléguer cette tâche entièrement à son architecte justement, ou à un bureau d’études, voire à un juriste. En effet, ces experts peuvent être consultés pour leur expertise dans des domaines spécifiques (comme l’ingénierie structurelle, l’électricité, ou la plomberie) afin bénéficier d’une aide à la rédaction sur des spécifications techniques.

Pourquoi établir un dossier de consultation des entreprises ?

Les promoteurs élaborent un DCE travaux pour que les sociétés de BTP susceptibles de répondre à l’appel d’offres sachent si elles sont en mesure de satisfaire le besoin du marché. Le DCE contribue à encadrer les conditions techniques, financières et administratives dans le but de limiter les risques de litiges durant l’exécution du projet.

C’est donc à partir de l’évaluation des documents du dossier que les entreprises du bâtiment peuvent ensuite faire une proposition détaillée de ce qu’elles pourraient apporter au chantier, selon la date limite et les tarifs imposés.

BON A SAVOIR : À l’intérieur du DCE se trouvent toutes les pièces administratives et techniques précisant l’ambition du projet de construction immobilière et sa nature.

DCE BTP : sa place parmi les 5 phases d’un projet de construction 

1. L’APS et le dossier de permis de construire

L’Avant-Projet Sommaire (APS) et le dossier de permis de construire sont deux éléments importants dans le processus de développement d’un projet de construction. Ils interviennent bien avant la constitution du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE).

L’APS sert de base pour l’élaboration de l’Avant-Projet Détaillé (APD) et ultérieurement de la constitution du DCE. Il permet de clarifier la vision du projet avant de passer aux détails techniques et administratifs nécessaires pour la consultation des entreprises dans le bâtiment.

Le dossier de permis de construire est souvent élaboré en parallèle ou juste après l’APS. L’obtention du permis de construire est une condition préalable essentielle avant de lancer l’appel d’offres et de finaliser le DCE. Les informations du permis de construire sont intégrées dans le DCE, notamment en ce qui concerne les contraintes réglementaires et les spécifications techniques.

Finalement, l’Avant-Projet Sommaire (APS) et le dossier du permis de construire font partie de l’étape première liée à l’étude de la faisabilité du projet. La maîtrise d’ouvrage doit rencontrer un architecte pour lui exposer son ambition de construction et les besoins qu’il a.

C’est à ce moment-là que l’architecte peut alors lui dresser des études d’esquisses (ESQ) en cas de construction d’un bâtiment neuf. Dans le cas où le projet porte sur la réhabilitation ou sur la rénovation d’un immeuble existant, il procède à une étude de diagnostic (DIA).

La mission de l’architecte ne s’arrête pas là. Il s’occupe également de la préparation des documents d’ordre juridique qui sont obligatoires pour mener à bien le projet et il lance les demandes administratives correspondantes.

BON A SAVOIR : Pour un programme immobilier neuf en VEFA, c’est bel et bien l’architecte qui se charge d’émettre la demande de permis de construire.

2. L’APD : l’avant-projet détaillé

L’Avant-Projet Détaillé (APD) joue un rôle crucial dans le processus de développement d’un projet de construction. Il fait office de transition entre les premières esquisses et la préparation du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE).

L’ADP représente la deuxième étape d’un programme de construction. Cette phase se met en œuvre à partir des éléments récoltés lors de la première étape sur la faisabilité.

Le maître d’œuvre et l’architecte peuvent ainsi élaborer cet APD, y faisant figurer un maximum d’informations concernant le chantier. Parmi elles, on retrouve notamment :

Comme son nom l’indique, ce dossier doit être le plus complet et détaillé possible. Une fois chose faite, les plans détaillés du bâtiment à construire peuvent être dessinés par l’architecte en charge.

Le budget final doit être validé au cours de ce processus et sera intégré au DCE à l’étape suivante, tout comme les éléments graphiques de l’architecte.

BON A SAVOIR : Bien souvent, faire intervenir un bureau d’études est utile à cette phase du projet, afin de s’assurer de la conformité des plans vis-à-vis des normes d’accessibilité et de sécurité en vigueur.

3. La phase PRO, DCE et AMT

Phase PRO architecture

L’avant-projet détaillé est approuvé et le permis de construire a été obtenu ? Alors, c’est le moment de passer au premier stade de la 3e étape du parcours pour le projet de construction. Ici, l’architecte réalise d’autres plans, plus approfondis pour chaque partie du bâtiment, chaque logement, pièce par pièce, le plan des sols et des structures, etc. Il s’agit des Spécifications Techniques Détaillées (STD). 

Les prestations des entrepreneurs intervenant sur le chantier doivent pouvoir être définies sans aucune ambiguïté. C’est ce que l’on appelle l’élaboration du dossier PRO DCE. Il sert précisément de base à la rédaction du dossier de consultation des entreprises.

Consultez également : 5 étapes indispensables à réaliser pour une livraison de logement en VEFA réussie !

Phase de rédaction du DCE 

On y est , la rédaction du DCE se trouve ici, en plein milieu de cette 3e phase du projet. Communément, le maître d’ouvrage rédige ce dossier à l’aide de son architecte et de son économiste de la construction, comme nous l’évoquions plus haut.

Cet ensemble de documents part ensuite en soumission auprès de différentes entreprises du bâtiment, sur le marché public ou privé. Là, le promoteur n’a plus les cartes en main, c’est aux sociétés consultées de se manifester et de faire leurs propositions si le projet leur plaît et qu’elles sont disponibles pour pouvoir travailler aux périodes données, selon les détails explicités, etc.

Lorsque les candidatures commencent à arriver, le promoteur immobilier, en collaboration étroite avec l’économiste, peut analyser les offres et sélectionner les entreprises qui font des propositions correspondant le mieux aux critères prédéfinis, notamment en termes de budget. Dès lors que les dossiers marchés sont signés et l’acte d’engagement établi, les entreprises sélectionnées et la maîtrise d’ouvrage se voient liées jusqu’à la fin des travaux. Cela se fait dans la dernière phase de la 3e étape : l’AMT (Assistance Marché Travaux). 

BON A SAVOIR : L’économiste de la construction offre un appui de taille au promoteur immobilier dans la fixation du budget global de l’opération, ainsi que pour la distribution de cette enveloppe financière entre les différents corps de métiers appelés sur le chantier. Attention, chaque société intervenante sur les travaux s’engage à respecter les conditions stipulées dans le DCE qu’elles ont approuvées.

L’Assistance Marché Travaux 

Enfin, on clôture cette phase pilier par l’Assistance Marché Travaux (AMT), qui est l’assistance de l’architecte auprès du maître d’ouvrage pour le dépouillement des offres reçues suite à l’envoi du DCE.

Un rapport est élaboré, appuyé par une analyse de chaque proposition des entreprises candidates. C’est l’architecte ou le maître d’œuvre (MOE) qui propose ensuite à son maître d’ouvrage une liste des intervenants à retenir, en plus de mettre au point les différentes pièces constitutives du marché de travaux.

4. Le Plan d’Exécution des Ouvrages et l’ouverture de chantier

Tous les essentiels à l’exécution des travaux sont désormais rassemblés et toute la partie juridique et administrative est aussi complétée. C’est donc l’heure d’organiser le déroulement du chantier avant de pouvoir l’ouvrir officiellement. Le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre et l’architecte se mettent d’accord sur : 

Une fois ces derniers points rédigés et confirmés, le chantier peut enfin débuter sous la supervision du maître d’œuvre qui s’assure de la conformité de chaque pôle travaux selon le DCE. C’est également lui qui est en charge de maîtriser le budget à disposition et le respect des délais.

BON A SAVOIR : C’est la loi MOP (Maîtrise d’Ouvrage Publique) qui régit la relation entre le maître d’ouvrage, l’architecte et le maître d’œuvre au sein d’un chantier. Celle-ci est d’ailleurs très étroitement liée au dossier de consultation des entreprises.

Source : Adobe Stocks

5. Le CGT et de la RDT

CGT : contrôle général des travaux

Ici, cela implique finalement un processus qui s’étale tout au long du déroulement des travaux :

Le planning doit être suivi et géré tout au long de la construction pour éviter toute cacophonie en fin de chantier. 

Des comptes rendus de chantiers réguliers sont d’ailleurs un bon moyen d’assurer la surveillance des travaux et de ne pas se retrouver sous l’eau lors de la réception des travaux, avec des milliers de PV de levées de réserves à émettre.

Le CGT exige une attention particulière aux détails techniques, à la qualité des matériaux utilisés, et au respect des normes de sécurité en vigueur sur site. Cette approche nécessite une collaboration étroite entre le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre, les entreprises de construction et les consultants techniques.

La mise à disposition d’un système de reporting efficace, qui inclut des mises à jour régulières sur l’avancement des travaux, est essentielle pour assurer que toutes les parties prenantes sont informées et que les problèmes sont abordés de manière proactive.

RDT : Réception et décompte des travaux

Enfin, la Réception et le Décompte des Travaux (RDT) viennent mettre fin au projet de construction en VEFA. Les réserves signifiées par l’architecte sont toutes levées, le client (promoteur ou bailleur) accepte la livraison du bâtiment en l’état, avec ou sans réserve (il est tenu au courant de la bonne réception du chantier) une fois l’ultime visite du chantier final effectué, la remise des clés peut avoir lieu.

Dans cette dernière partie, le maître d’ouvrage s’assure également de régler les sommes dues aux entrepreneurs, sommes agréées par le maître d’œuvre.

À lire dans le même thème : Comment simplifier l’assignation de réserves lors de la réception d’un chantier ?

Le contenu du DCE

Le CCAG pour les clauses administratives générales

Maintenant que nous avons vu ce qu’est le DCE, qui le rédige, pourquoi il est indispensable dans le cadre d’un projet de construction immobilière et quelle est sa place au sein de celui-ci, regardons de plus près ce qu’il contient.

Vous l’avez compris, ce dossier doit être le plus fourni possible et expliquer de la façon la plus précise le plan prévu par le maître d’ouvrage et son architecte. Le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) reprend ainsi toutes les règles imposées sur le chantier, que les intervenants devront tous suivre, telles que :

Le CCTP pour les clauses techniques particulières

Parmi les documents du DCE, le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) indique les clauses techniques des travaux à réaliser. Cet état des lieux inclut les méthodes, les matériaux, les dimensions, et les standards de qualité attendus. Le CCTP est réellement au centre du dossier de consultation des entreprises, car c’est en quelque sorte le cahier des charges, précisant la nature et le type de travaux à mettre en œuvre pour le bon déroulement du projet.

Ce dossier est élaboré avec l’œil expert de l’économiste de la construction, de concert avec l’architecte, les ingénieurs du chantier et l’aide des différentes entreprises du bâtiment présentes.   

Les éléments graphiques du DCE travaux

Au sein du CCTP, on trouve aussi les éléments graphiques de l’architecte, que nous avons déjà mentionnés plus haut. Grâce à leur présence au sein du DCE, les candidats de l’appel d’offres peuvent mieux appréhender les pourtours du projet auquel ils sont susceptibles de candidater.

Parmi ces éléments clés du DCE, on trouve :

BON A SAVOIR : Marché public ou privé, les documents du DCE (CCAG, CCTP, etc.) sont similaires dans les deux cas et se basent sur l’article R 2132-1 du code de la commande publique.

Des documents contractuels et procéduraux à insérer dans le DCE

L’acte d’engagement et le BPU : relatifs aux tarifs et à l’accord contractuel

Au sein du DCE de chantier en architecture, il n’y a pas que le CCAG, et le CCTP incluant les éléments graphiques. On y trouve aussi des documents contractuels et financiers que sont :

La signature de ces documents fixe l’engagement entre le promoteur et l’entreprise. Chaque consigne et modalités relatives au chantier, stipulées dans le DCE, valent comme accord.

Poursuivez votre lecture : La signature électronique des marchés de travaux

L’AAC et la RC : relatifs aux procédures

Enfin, le dossier de la consultation comprend aussi les documents procéduraux, à savoir la réglementation de la consultation (RC). Celle-ci indique les modalités de réponse à l’appel public. Il définit les règles régissant la consultation, les modalités de remise des offres, et les critères de sélection des candidatures et des offres. Il précise également les conditions de participation et les critères d’évaluation des offres. 

Avec elle, il y a également l’appel d’offres en lui-même et quelquefois, un Avis d’Appel à la Concurrence (AAC). L’AAC est un document officiel qui annonce l’existence d’un marché public et invite les entreprises à manifester leur intérêt. Il est généralement publié dans les journaux officiels ou sur des plateformes de marchés publics. Il sert à informer les potentiels soumissionnaires de la mise en concurrence d’un marché. Il précise : 

Dans le cadre des appels d’offres privés, le processus est en général plus flexible et moins encadré par des réglementations strictes que pour les appels d’offres publics. Ainsi, il n’y a pas nécessairement d’Avis d’Appel à la Concurrence. Les maîtres d’ouvrage peuvent diffuser leur consultation via des réseaux privés ou plateformes spécialisées pour solliciter des prestataires.

Bien rédiger un DCE : nos conseils

Clarifiez les attentes techniques et fonctionnelles

Avant de commencer la rédaction du DCE, assurez-vous de bien comprendre tous les aspects du projet :

Anticiper les potentiels risques (techniques, administratifs, financiers) et les communiquer sans détour aux entreprises qui postulent à votre appel d’offres sont des enjeux du DCE. Par exemple, si le chantier doit être réalisé dans une zone à forte circulation ou en présence de matériaux dangereux (amiante, plomb, etc.), vous devez le préciser dans le DCE pour recevoir des propositions cohérentes et adaptées.

Structurez efficacement votre DCE

Une organisation structurée, logique et intuitive du DCE facilite la compréhension des besoins et la comparaison des offres. Chaque section doit suivre naturellement la précédente, facilitant ainsi la compréhension et la navigation à travers le document. Tous les supports que vous fournirez devront être clairement numérotés et agencés pour guider les candidats dans leur réponse. Adaptez le format de vos différents fichiers au modèle de dossier final pour gagner en lisibilité.

Soignez le CCTP : la clé d’une consultation réussie

Fournissez des détails techniques suffisants dans le CCTP pour que les entreprises puissent comprendre exactement ce qui est attendu d’elles au moment d’analyser le DCE. Incluez des plans, des schémas et des spécifications détaillées. Les pièces techniques du DCE doivent être claires, précises, et ne laisser aucune place à des interprétations ambiguës.

Chaque élément technique doit être décrit avec la plus grande précision, que ce soit les matériaux à utiliser, les performances à atteindre ou les méthodes de mise en œuvre. Par exemple, si vous demandez le recours à un béton spécifique ou à un isolant thermique particulier, précisez les références normatives et les exigences de performance attendues.

Veillez à la conformité avec les normes et les règlements

Assurez-vous que le DCE est conforme aux normes et réglementations en vigueur. Citez les textes de loi, les normes et les règlements applicables. Puis définissez clairement les critères de sélection des offres. Ces paramètres doivent être objectifs, mesurables et en lien direct avec les besoins du chantier.

Si vous travaillez sur un projet de longue durée, il peut être utile d’anticiper les évolutions réglementaires. Par exemple, des changements dans les normes environnementales ou énergétiques pourraient impacter la réalisation et le suivi du chantier. Le DCE doit prendre en compte ces éléments afin que les entreprises puissent intégrer ces exigences dès la conception de leur offre.

Définissez des critères de sélection objectifs et mesurables

Pour garantir une sélection équitable et transparente, vous pouvez inclure dans votre DCE des critères spécifiques : 

Communiquez sur les modifications

Si des modifications sont apportées au DCE après sa publication, communiquez-les clairement à toutes les parties intéressées. Tout changement doit être formalisé sous forme d’avenants au DCE et envoyé comme synthèse à l’ensemble des candidats. De cette manière, vous garantissez le même niveau d’informations pour les entreprises afin qu’elles adaptent leurs offres en conséquence. Une bonne communication réduit les risques de litiges et d’incompréhensions.

Durant la phase de consultation, chaque société peut poser des questions pour clarifier certains points du DCE. Organisez un système de réponse transparent avec tous les candidats pour garantir une égalité de traitement.

Quel rôle joue la technologie dans la préparation du DCE chantier ?

La dématérialisation des appels d’offres a un impact certain sur le confort des bailleurs sociaux ou des promoteurs dans l’élaboration de leur plan de construction immobilière. La technologie apporte des améliorations significatives en termes d’efficacité, de précision et de communication.

Bénéficier d’un outil en ligne, c’est avoir le luxe de lancer ses consultations en quelques clics, tout en simplifiant la vie des candidats en face également.

Grâce au digital, centraliser ses créations d’appels d’offres et suivre leur état au même endroit est devenue possible. Vous pouvez :

Globalement, le digital permet au secteur du BTP de gagner en temps et en efficacité, en communication et en coordination. Il est au cœur d’une philosophie « lean » appliqué au secteur de la construction (optimiser les ressources en abandonnant le gaspillage, qu’il s’agisse du temps, de l’argent, de l’énergie, du papier, etc.).

BON A SAVOIR : Si certains documents ne sont pas accessibles sur le profil d’acheteur en raison de leur volume ou de leur confidentialité, l’acheteur doit indiquer un moyen de les obtenir autrement.

BatiScript : le logiciel d’appel d’offres BTP qui vous simplifie la vie !

La digitalisation du secteur de la construction est en pleine expansion, et ceux qui l’ont adoptée ne peuvent plus s’en passer ! Finis les manques de coordination entre les différents corps de métiers, les PV de levées de réserves faussés ou perdus, les tableaux Excel qui obligent à retourner au bureau pour noter le suivi de chantier, etc. Avec BatiScript, vous optimisez la gestion de vos projets de construction, du DCE à la livraison des travaux ! Le logiciel a été pensé pour vous faciliter la vie à chaque étape, en apportant des solutions concrètes aux défis du secteur.

Automatisez vos tâches et suivez les téléchargements en temps réel

L’une des grandes forces de BatiScript réside dans son automatisation des tâches administratives et chronophages :

Grâce à son interface intuitive, vous pouvez partager le DCE en quelques clics avec toutes les entreprises intéressées et suivre en temps réel celles qui complètent le formulaire pour télécharger les documents. Cette fonctionnalité vous permet d’évaluer l’intérêt généré par votre appel d’offres et d’anticiper les réponses potentielles.

En identifiant les entreprises qui hésitent à répondre à l’appel d’offres, vous pouvez les relancer directement, augmentant ainsi vos chances de recevoir un maximum de propositions compétitives. Fini les prises de contact manuelles par email ou téléphone, tout est centralisé et automatisé sur votre portable ou votre tablette, vous permettant de gagner un temps précieux et de vous concentrer sur les décisions stratégiques.

Obtenez un chiffrage instantané des travaux par lot ou par entreprise

Dès que les entreprises soumettent leur service, le logiciel de gestion BatiScript génère un chiffrage global ou par lot. Cette fonctionnalité sert à comparer facilement les montants proposés pour chaque partie du projet (terrassement, électricité, plomberie, etc.) et de voir rapidement si les candidats respectent votre budget prévisionnel.

En cas de modification du DCE en cours de consultation, BatiScript vous propose d’ajuster rapidement les chiffrages. Cette flexibilité vous donne un contrôle total sur votre budget, en temps réel, sans avoir à attendre des jours ou des semaines pour recevoir de nouvelles propositions.

Vérifiez la solvabilité des entreprises

Le choix d’une entreprise repose non seulement sur ses compétences techniques, mais aussi sur sa santé financière. La vérification de la solvabilité avant l’attribution d’un marché est un des éléments fondamentaux pour s’assurer de la viabilité des entreprises. Une mauvaise situation économique peut compromettre la réalisation des travaux et entraîner des retards, des surcoûts, voire des litiges.

Pour éviter ces désagréments, BatiScript intègre un système de vérification de la solvabilité des entreprises dès la phase de consultation. Grâce à une base de données constamment mise à jour, vous avez accès aux notations financières des candidats. En un coup d’œil, vous pouvez voir si une entreprise présente des risques de défaillance ou si elle est suffisamment solide pour mener à bien votre projet.

DCE chantier : Ce qu’il faut retenir

Qu’est-ce qu’un DCE ?

Un DCE est un Dossier de Consultation des Entreprises. Son socle et son but sont d’une part de centraliser toutes les informations relatives au déploiement d’un chantier, et d’autre part d’offrir une visibilité précise du projet proposé lors de l’appel d’offres aux entreprises professionnelles du bâtiment. En définitive, ce dossier est un point de départ culminant vers le passage à l’action du chantier du stade de plan et ambition, au stade de réalisation concrète des travaux.

Qui rédige un DCE ?

C’est au maître d’ouvrage de rédiger le DCE, c’est-à-dire au promoteur ou au bailleur social à l’initiative du lancement du projet de construction. Cependant, il est régulièrement secondé par un architecte, à moins qu’il préfère totalement déléguer à un juriste ou à un bureau d’études spécialisé.

Pourquoi faire un DCE ?

L’établissement du dossier de consultation des entreprises est primordial pour recevoir des candidatures de professionnels du BTP, et évidemment pour fixer son plan d’action précisément, son budget, etc.

Le DCE est le premier outil à la base d’un chantier, celui vers lequel on se réfère tout au long du déroulement des travaux, pour vérifier la conformité de chaque élément selon les indications notées dans le DCE. On peut donc dire que l’on fait un DCE pour avoir une ligne directrice et ne pas en déroger, ainsi que pour pouvoir l’expliquer en détail aux futurs collaborateurs.

Quelles sont les pièces d’un DCE ?

Nous avons vu que le DCE contient : 

Quand intervient le DCE ?

Le dossier de consultation des entreprises doit s’élaborer juste après la conception du projet définie lors de l’APD (Avant-Projet Détaillé), lors de la phase d’appel d’offres sur le marché.

Pour en savoir davantage sur l’appel d’offres à l’heure du digital : La consultation des entreprises dans le bâtiment : une étape cruciale pour le promoteur !